最近跟几个朋友吃饭聊天，共同的感慨是：事情越来越多，光靠脑袋和纸头，很难理清要处理的事情了。工欲善其事必先利其器。项目管理有一些简单的工具，能帮助提高效率。
 
    第一个要介绍的是计划表，它是项目管理的最基本工具，采用任务列表和甘特图的结合，对时间维度的把控较好。而项目管理追踪的就是项目的进度变化。它是一张二维的表格，横轴是时间，纵轴上是任务，进度条表示任务需要的时间长度，一些特殊符号表示重要节点。

 
怎样制作计划表呢？
    制定计划表有两个前置条件，第一个是要清晰地明确任务的范围，包括内容和时间期限，学名叫项目范围(project scope)；第二个，是将任务进行了适当的拆解，专有名词叫WBS（work breakdown structure）。
 
项目任务分解是关键的一步。
    完整的项目流程可以分为启动、规划、执行、收尾四个环节，建筑工程项目系统的开发有自身的特点，根据开发的流程和特点整理为：启动，设计，招标，施工和报批验收等五大环节，其中报批环节是穿插在前四大环节中。
初步编制计划表时，不用特别细分，在每一个大环节下，再分解出一个层级的子项任务列表即可。 
 
    第二步，估算每个子项任务的完成时间，同时尽量将各子项任务按时间、程序或逻辑顺序排列。不同的阶段，子项的排列顺序依据不一样。比如，在启动环节的子项划分，依据的是政府报批流程或文件；在设计环节的子项划分，遵循的是设计流程，从概念设计、方案设计、扩初设计到施工图设计。

    第三步，将子项任务和完成时间对应，落入到前面制定的二维表格中。这时，你会发现，要在规定的时间内完成任务，是不可能完成的任务。
 
    第四步，调整，进入头痛环节。
1，重新分析每一子项的完成时间。时间的估算是技术活，需要基于经验和数据，颗粒度越细，越接近真实。
2，找出每一个子项的前序任务和后序任务，找出完成任务时间最长的那条路径，就是关键路径(critical path)
3，关键路径上的节点就是项目的重要节点(milestone)，进度表的设计，要保证关键节点能按期完成。
4，“时间是海绵里的水，只要你愿意挤，总是有的”，灵活、合理地拆分或子项，能创造奇迹。比如，办公楼的招标图不一定要等施工图完成后才能开始准备，用50%的施工图就可以开始了，更激进的情况下，如果项目技术难度不高，用扩初图纸也可以准备招标文件。地上和地下部分可以分开报批，地下部分可以先行施工等等。
   
    第五步，检查。
时间表制定完成，检查下重要节点和关键路径，以及各子项任务，看看是否合理。
 
    第六步，加注释
图标制成，到此没有完成，还有一个重要的部分疏漏了，就是注释。
设计图纸上会有一些注释，详尽列出各种情况规避责任。项目管理的进度表，也是基于对很多情况的假定，工程的开发进程中，影响因素多如牛毛，“你有你的计划，而这个世界另有计划”，备注中清晰列明各种限制条件、前置条件，是保护自己的一种方式。
 
    其他：
管理的三要素是人、钱、事，项目管理的三要素是时间、成本、质量。进度表能反应项目在时间维度上的分配，仅有此表还不能展现项目的全貌。
如果在进度表的节点位置引出标注文本框，标注要注意的事项、会介入的专业或单位，增加其他维度的信息，可以从这张图表中得到更多的信息，勾画出更细致的轮廓。
 
根据项目类型和管理目标，选择适合的项目管理软件。项目管理工具不是最重要，适合的才重要